̽»¨¾«Ñ¡

Avvikle organisasjonselementer i SAP

Oppgavene utføres av systemansvarlig for SAP. Metodeskjemaet for SAP viser aktivitetene i detalj.

Oppgaver

1. Organisasjonsenheter avvikles (utløpsdato på orgenheter i SAP settes til 31.12., utføres før nytt år 01.01.)
2. Slette tilhørende brukertilordninger i HR-flyt, FI-flyt og TOA.

Stenge arkivsteder for registrering i Elements

• De gamle enhetene i elements stenges for registrering av nye saker og journalposter sÃ¥ snart som mulig etter at de nye enhetene er tatt i bruk.
• Rollene pÃ¥ de gamle enhetene stenges umiddelbart nÃ¥r nye organisasjonsenheter tas i bruk, men rollene kan gjenÃ¥pnes slik at man fÃ¥r ryddet pÃ¥ de gamle enhetene.
• Det vil ikke skje noe med tilgangskodene. Man skal ha tilgang til Ã¥ se dokumentene som blir liggende pÃ¥ de gamle enhetene.

Oppgaver

1. eSak stenger/legger ned gamle organisasjonsenheter.
2. Det lokale arkivet skal flytte åpne saker fra gammel til ny enhet når nye enheter er etablert.
3. Det lokale arkivet skal kvalitetssikre at det ikke blir liggende åpne saker og ubehandlede henvendelser på gamle enheter etter at nye enheter er etablert.
4. eSak kvalitetssikrer ryddejobben som ledere og det lokale arkivet utfører, og at det er fremdrift i arbeidet.

Foreta avslutning i Unit4

Oppgavene utføres av systemansvarlig for UNIT4 i kommunikasjon med enheten.

De fleste endringene foretas etter at gammelt år er lukket, dvs. i perioden 1/1 - 15/1.

Det vil være en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle koststedene kan avsluttes så raskt som mulig.
I denne perioden skal enhetene

1. ikke utfakturere på gamle kostnadssteder
2. fullføre mest mulig i Unit4 på gamle kostnadssteder

Oppgaver

1. Koststeder avvikles (utløpsdato på koststeder i Unit4 settes til 31.12., utføres før nytt år 01.01.).
2. Slette tilhørende brukertilordninger.
3. Omposter anlegg til nye eiersteder/koststeder:

   1) Koststed endres av UiO -   
   NÃ¥r nytt koststed skal overta gammelt er det en jobb som heter dimisjonsendringer som kan benyttes (Unit4 deksktop). Denne jobben brukes i dag pÃ¥ enkeltstÃ¥ende anlegg. Denne kan ogsÃ¥ benyttes ved større jobber. Det holder da Ã¥ legge inn koststed som utgÃ¥r og hva som blir det nye. Da plukker jobben ut alle anlegg som det skal endres koststed pÃ¥ og erstatter med det nye. 

   2) Eiersted endres av DFØ

   
   Husk at de gamle kostnadsstedene mÃ¥ være aktive.
4. Ompostere prosjekter til nye eiersteder, DFØ utfører etter bestilling.
5. Kontroller mapping mot gammel og nytt koststed for å sikre korrekt grunnlag for IB.

OrgReg

1. Gammel organisasjonsstruktur avgrenses.