1. Hjemmel
Disse retningslinjene bygger på reglene i rundskrivet R-105 ”Bruk av betalingskort i statlige virksomheter ved anskaffelse av varer og tjenester”, utgitt fra Finansdepartementet 11.112015.
2. Definisjoner
Med virksomhetskort forstås kredittkort der virksomheten har betalingsansvar. Slike kort er utstedt på virksomheten og knyttet til en tilsatt.
Med firmakort med personlig ansvar (personlig kort) forstås kredittkort som bestilles gjennom UiO, men som utstedes i tilsattes navn og den tilsatte har personlig betalingsansvar.
Disse retningslinjene gjelder for virksomhetskort.
3. Tildeling av virksomhetskort
Virksomhetskort tildeles kun etter godkjenning fra ØDzԴdzdirektøren, eller den økonomidirektøren har delegert slik fullmakt.
Vurderingen skjer på bakgrunn av mottatt søknadsskjema, hvor behovet for et slikt kort skal beskrives.
4. Bruksområder for virksomhetskort og håndtering av risiko for misbruk
Virksomhetskort skal kun benyttes for innkjøp til UiO som utføres på internett og hvor leverandøren krever forhåndsbetaling gjennom kredittkort. Unntatt herfra er flyreiser og hotellreservasjoner som IKKE skal betales med virksomhetskort. Kontantuttak skal aldri forekomme.
Det er en forutsetning at omfanget av bruken av kortet, både hva angår beløpets størrelse og antall innkjøp i løpet av året, er av et vesentlig omfang. Virksomhetskort skal ikke benyttes til betaling av noen type reisekostnader, herunder taxi- eller togreiser. Dersom tilsatte har behov for å organisere tjenestereiser med bestillinger over internett, skal det benyttes personlig kort og utleggene refunderes over reiseregning iht. vanlig rutine. Innkjøp med virksomhetskort skal kun foretas på nettsteder som dokumenterer at de innehar sertifikatløsninger eller krypteringsteknologi som sikrer informasjonen som utveksles mellom UiO og leverandør. På generelt grunnlag henstilles innehaverne av virksomhetskort om å være ytterst varsomme med innlegging av kredittkortinformasjon på nettsteder man ikke er godt kjent med leverandøren og er sikre på vedkommendes seriøsitet.
Virksomhetskortet må oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får tilgang til kortet.
5. Dokumentasjonskrav og budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
Alle belastninger på den månedlige fakturaen fra kortutsteder skal dokumenteres i form av originale bilag/faktura, samt påføres en forklaring på hva kjøpet gjelder. I de tilfeller av internett kjøp fra internasjonale nettsteder hvor det ikke utstedes formell faktura, kan man benytte seg av andre former for kvitteringer som dokumenterer hva som er innkjøpt. Eksempler på slik dokumentasjon kan være skjermutskrifter, bekreftelser på e-post fra leverandøren eller lignende. Denne tilpasningen av dokumentasjonsplikten gjelder dog ikke for innenlandske leverandører.
Enkeltbilagene skal attesteres og fakturaen videresendes til en overordnet med BDM for godkjenning. Kortinnehaver kan ikke attestere egne kredittkort bilag. Dersom kortinnehaver innehar BDM, kan vedkommende heller ikke godkjenne egne kredittkortregninger, selv om en annen person en kortinnehaver har attestert.
6. Ureglementert bruk av virksomhetskort
Dersom kontroll avdekker at virksomhetskort blir brukt til innkjøp i strid med disse retningslinjene, vil disse innkjøpene bli trukket i kortinnehavers neste lønnsutbetaling. Før kort utleveres skal kortinnehaver signere for at vedkommende godtar ̽ѡ kan foreta slikt lønnstrekk i tilfeller av ureglementert bruk. Kvitteringene på de ureglementerte innkjøpene skal kortinnehaver sende til Lønningsseksjonen for refusjon over reiseregning eller utleggsrefusjon iht. vanlig rutine. Ureglementert bruk vil også medføre at virksomhetskortet blir sperret umiddelbart.
7. Unntak fra bestemmelsene
Universitetsledelsen (universitetsdirektør og assisterende universitetsdirektør) og Rektoratet kan benytte virksomhetskort utover disse retningslinjer, som spesifisert i pkt. 4.
Kort tildelt universitetets øverste ledelse kan benyttes til representasjon og reisevirksomhet, dog ikke til kontantuttak. Alle andre retningslinjer enn unntakene i dette punkt, blir å følge som beskrevet i retningslinjen forøvrig.
8. Iverksetting
Det nye regelverket trer i kraft med virkning fra 13. mai 2009. Alle eksisterende kort skal vurderes på nytt opp mot herværende regelverk. Ny søknad om virksomhetskort skal sendes inn i henhold til informasjonsbrev fra universitetsdirektøren.
Alle kort som ikke innvilges iht. nye retningslinjer, eller hvor det ikke søkes om nytt/ forlenget kort innen fristen, avsluttes og trekkes inn.