¹ó´Ç°ù³¾Ã¥±ô og risiko
²ÑÃ¥±ô²µ°ù³Ü±è±è±ð: Prosjekteier, Prosjektleder, Prosjektkontroller
Hyppighet:&²Ô²ú²õ±è;³¢Ã¸±è±ð²Ô»å±ð
Rutineansvarlig: Ø°ì´Ç²Ô´Ç³¾¾±direktør
¹ó´Ç°ù³¾Ã¥±ô
¹ó´Ç°ù³¾Ã¥±ôet med arkivrutinen er Ã¥ sikre ̽»¨¾«Ñ¡ har tilstrekkelig dokumentasjon pÃ¥ inngÃ¥tte avtaler og forpliktelser i forkant av prosjektoppretting, og ved evt endringer underveis i prosjektet, og derved Ã¥ sikre ivaretagelse av BOA-reglementet.
Risiko
Ufullstendig arkiv vil kunne medføre at beslutninger fattes på feil grunnlag, og således sette UiO i økonomiske og personalrettslige problemer. Ved prosjektopprettelse må arkivet være fullstendig for å sikre korrekt kategorisering og tilstrekkelig grunnlag for opprettelsen.
Kommentar
Rutinene må sees i sammenheng med BOA-reglementet, og krav fra Riksrevisjonen om fullstendige arkiver og dokumentasjon som sikrer godt grunnlag for kontroll/kvalitetsstyring.
±«³Ù´Úø°ù±ð²Ô»å±ð
Saksbehandler (Prosjektkontroller, Forskningsrådgiver e.l.) har ansvar for at arkivet inneholder relevant dokumentasjon. Materialet skal normalt arkiveres på det stedet hvor prosjekteier er tilknyttet.
³§Ã¸°ìnad om prosjektmidler
Signert søknad, prosjektbeskrivelse og signert totalbudsjett(evt godkjenningsrapporten i Prosjektsøknadsmodulen) skal arkiveres på et unikt saksnummer i Elements før prosjektet aktiveres i U4
Dialog med finansiør
Enhver endring av kontrakt, prosjektbeskrivelse eller prosjektbudsjett må arkiveres sammen med opprinnelig prosjektdokumentasjon for å sikre sammenheng mellom opprinnelig søknad/eventuell ny søknad/endelig kontrakt/tildelingsbrev, og arkiveres på saksnummeret i Elements.
Prosjektaktivering
Før forespørsel om prosjektaktivering skal prosjektøkonom sjekke at prosjektarkivet i Elements er fullstendig (ihht foregående punkt), og registrer saksnummer i prosjektregisteret
Ved kontroll hos Seksjon for regnskap, vil manglende arkivdokumentasjon kunne føre til avvist prosjektaktivering
Husk at prosjektbudsjett skal legges inn i BOAPRO innen 4 uker etter prosjektoppretting
Framdriftsrapportering
Framdriftsrapporter, både faglige og økonomiske, til finansiør i løpet av prosjektperioden, bør legges på saken i Elements
Endringer i prosjektet
Vesentlige endringer underveis i prosjektet skal dokumenteres på saksnummeret i Elements gjennom kontraktsendringer og eventuelle vesentlige endringer i prosjektets totalbudsjett.
Ved forlengelse av prosjektets levetid i prosjektregisteret i U4, må dokumentasjonen på avtalt forlengelse med finansiør legges på saksnummeret i Elements
Prosjektavslutning
Ved prosjektavslutning bør sluttrapport og fullstendig prosjektregnskap legges på saksnummeret i Elements