Roller og rutiner knyttet til fordring til innbetaling - Enhetene
Brukerreise FTI - Detaljert beskrivelse av prosessen Fordring til Innbetaling
Hva er en Brukerreise: En brukerreise er en detaljert beskrivelse av hva brukeren opplever. Her kan man f.eks. se når nettsiden skal brukes og hvilke konkrete oppgaver den skal løse. Brukerreiser kan være nyttig når man ser det er en utfordring med tjenesten. Brukerne er personer som er direkte eller indirekte i kontakt med et produkt, en prosess eller en tjeneste.
Prosessbeskrivelser
Kundeopprettelse
Opprette en ny - eller endre en kunde
Kunderegisteret inneholder masterdata. Det betyr at dataene i kunderegisteret brukes av ulike moduler i Unit4.
³§Ã¸°ì opp om kunden allerede er opprettet før du registrerer ny kunde. Den nye kunden gÃ¥r pÃ¥ flyt for godkjenning av økonomiavdelingen sentralt. Først nÃ¥r kunden er godkjent vil det være mulig Ã¥ lage faktura til kunden eller legge den inn som kunde pÃ¥ et prosjekt. Det samme gjelder endringer; endringen mÃ¥ godkjennes før den vil være gjeldende.
En kunde skal bare være registrert én gang og dermed ha kun ett kundenummer i kunderegisteret.
Unntak: Utenlandske kunder som ber om å få tilsendt fakturaer til ulike postadresser. Disse kundene vil ha flere kundenummer. Hvert kundenummer har sin postadresse til kunden. Det er viktig å velge det kundenummeret på kunden som er knyttet til den postadressen dere har fått beskjed om at fakturaen skal sendes til.
Opprette mange nye kunder
Dersom du har behov for å registrere minimum 25 nye kunder, er det mulig å gjøre dette ved å fylle ut et skjema som leses inn i økonomisystemet.
Ta kontakt via RT kø: utg-faktura@admin.uio.no og merk saken med "Masseopprettelse av kunder"
NB! Skjema og veiledning vil bli sendt i RT-sak, fordi det kreves personlig veiledning før skjemaet fylles ut.
- UIO Veiledning: Opprette eller endre kunde
- for søk på rett firmainformasjon
- for søk etter elektronisk adresse på norske og utenlandske firmaer.
Utgående faktura - Salgsordremodulen
Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i salgsordremodulen.
Dersom inntekten er knyttet til et BOA-prosjekt, se rutinen under Utgående faktura - Prosjektmodulen
Salgsordremodulen benyttes normalt ved utfakturering for:
- Avtalt beløp i henhold til kontrakt for delprosjekter der prosjektstrukturen i BOA- prosjektet har flere finansiører knyttet til ett og samme delprosjekt
- Salg som ikke er dekket av avtale i BOA-prosjekter
- Leiested
- Øvrige fordringer UiO har som skal utfaktureres
Salgsordre vs. faktura
Vi bruker ofte disse begrepene litt om hverandre, så her følger en kort forklaring på sammenhengen mellom dem:
Når en skal lage en faktura i salgsordremodulen, starter en med å opprette en salgsordre. Når salgsordren er lagret, får man et ordrenummer.
Alle salgsordrer som har status «Til fakturering» vil to ganger i uken bli fakturert av Seksjon for regnskap. Vanligvis gjøres dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, kurs osv.
Før fakturering foretar SR en kontroll av salgsordrer. Order som inneholder feil eller mangler blir parkert, og salgsordreoppretter blir kontaktet.
Når rapporten for fakturering er kjørt, vil Salgsordren endre status til «Fakturert» og i tillegg til ordrenummeret, vil den nå ha et fakturanummer (bilagsnummer).
Fakturadatoen på fakturaen vil automatisk settes til den datoen fakturaen blir produsert og sendt til kunden. DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.
- Brukerveiledning lage en salgsordre
- Veiledning Hvordan lage en salgsordre som ikke skal sendes ut umiddelbart pga venter på grunnlag/Bestillerkode osv.
- Brukerveiledning Overstyre periode på en Salgsordre for fakturering i rett periode
- Brukerveiledning Hvordan søke opp og endre salgsordre
- Brukerveiledning Avslutte ordrelinje som er feil og legge til ny ordrelinje
- Brukerveiledning Hvordan endre/se status på en salgsordre
- Brukerveiledning vedlegg på en salgsordre
- Brukerveiledning Hvordan periodisere en salgsordre
Utgående faktura - Prosjektmodulen
Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i salgsordremodulen.
Dersom inntekten er knyttet til et BOA-prosjekt skal følgende normalt utfaktureres fra prosjektmodulen:
- Avtalt beløp i henhold til kontrakt
- Kostnader i henhold til avtale
- Midler fra koordinator som skal videreformidles andre
- Viderefakturering av utlegg/reisekostnader (så langt ikke automatisk, men må legges inn i fastprisrader i fakturagrunnlaget)
Salgsordremodulen benyttes normalt ved utfakturering for:
- Avtalt beløp i henhold til kontakt for delprosjekter der prosjektstrukturen i BOA- prosjektet har flere finansiører knyttet til ett og samme delprosjekt
- Salg som ikke er dekket av avtale i BOA-prosjekter
- Leiested
- Øvrige fordringer UiO har som skal utfaktureres
¹ó°ù±ð³¾²µ²¹²Ô²µ²õ³¾Ã¥³Ù±ð
Fakturaansvarlig/prosjektøkonom genererer først et fakturaforslag (TS01). Når det er kvalitetssikret, genererer fakturansvarlig/prosjektøkonom prosjektfakturaen (TS02). Når TS02-jobben kjøres starter samtidig automatisk en jobb som bokfører fakturaen og DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.
- - er under endring
Utgående kreditnota - Salgsordremodulen
NB! Kreditfaktura skal opprettes i Salgsordremodulen for faktura opprettet i Prosjektmodulen hvis det gjelder delkreditering eller faktura opprettet i annen valuta enn NOK.
Alle kreditnotaer ved UiO går på godkjenningsflyt til person med budsjettdisponeringsmyndighet på stedkoden som belastes, før den blir bokført og sendt til kunden.
Salgsordre vs. kreditnota
Vi bruker gjerne disse begrepene litt om hverandre, så derfor en liten forklaring i sammenhengen mellom dem.
Når en skal lage en kreditnota i salgsordremodulen, starter en med å lage en negativ salgsordre (en salgsordre der totalsummen på salgsordren er et kreditbeløp). Når den negative salgsordren er lagret får man et ordrenummer.
Når du er ferdig med å lage en negativ salgsordre og har trykket lagre og fått ordrenummer, vil den negative salgsordren gå på godkjenningsflyt til kostnadsgodkjenner(BDM).
Negative salgsordrer som har status «Til fakturering» vil to ganger i uken bli fakturert av Seksjon for regnskap (Vanligvis gjøres dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, kurs osv.)
Før fakturering foretar SR en kontroll av salgsordrer. Order som inneholder feil eller mangler blir parkert, og salgsordreoppretter blir kontaktet.
Når rapporten for fakturering er kjørt, vil den negative Salgsordren endre status til «Fakturert» og i tillegg til ordrenummeret vil den nå ha et kreditnotanummer(Bilagsnummer).
Fakturadatoen på kreditnotaen vil automatisk settes til den datoen kreditnotaen blir produsert og sendt til kunden. DFØ sørger for utsending av kreditnota til kunden.
NB! Husk å laste opp internt vedlegg som forklarer hvorfor det lages kreditnota slik at den som skal godkjenne vet hva han/hun godkjenner.
I salgsordremodulen kan en kreditere hele eller deler av en faktura
Utgående kreditnota - Prosjektmodulen
NB! Kreditfaktura skal opprettes i Salgsordremodulen for faktura opprettet i Prosjektmodulen hvis det gjelder delkreditering eller faktura opprettet i annen valuta enn NOK.
Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i salgsordremodulen. Kreditnota skal lages i den modulen fakturaen som skal krediteres er laget.
Alle kreditnotaer ved UiO går på godkjenningsflyt til person med budsjettdisponeringsmyndighet på stedkoden som belastes, før den blir bokført og sendt til kunden.
¹ó°ù±ð³¾²µ²¹²Ô²µ²õ³¾Ã¥³Ù±ð
Fakturaansvarlig/prosjektøkonom fyller ut skjema for kreditnota i Unit4. Skjemaet går på flyt til kostnadsgodkjenner. Når godkjenningen er gjort starter en automatisk serverprosess som produserer og bokfører kreditnotaen. DFØ sørger for utsending til kunden.
NB! Husk å legge inn årsak til kreditering i feltet for Intern kommentar slik at den som skal godkjenne vet hva han/hun godkjenner.
- Er under endring
- Veiledning for kreditering av fakturaer i annen valuta opprettet i prosjektmodulen og salgsordremodulen
Kreditere uten å sende kreditnota til kunden
I utgangspunktet skal det alltid sendes ut en kreditnota til kunden dersom en faktura krediteres.
Men i noen spesielle tilfeller er det allikevel ikke er gunstig at kunden får kreditnota tilsendt, f.eks dersom kunden ikke har mottatt fakturaen, eller hvis det skal tilbakebetales midler der kunden ikke ønsker kreditfaktura tilsendt.
Dette kan løses ved å føre et bilag direkte i kundereskontroen (manuell kreditnota) for å utligne fakturaen, uten at det genereres kreditnota som sendes til kunden. Bilaget må føres av noen ved Seksjon for regnskap. Denne type bilag går ikke på flyt for godkjenning/anvisning og Kostnadsgodkjenner (BDM) må derfor godkjenne saken før det lages bilag.
Har du behov for å få laget et slikt bilag (manuell kreditnota) må du gjøre følgende:
- Logg en sak via RT-kø: utg-faktura@admin.uio.no med "Manuell kreditnota" i emnefeltet
- I saken må du oppgi hvilket fakturanummer som skal krediteres, kontostreng for krediteringen, beløpet som skal krediteres og hvorfor fakturaen skal krediteres.
- Saken må deles med BDM (kostnadsgodkjenner) på koststedet som blir belastet ved kreditering, og be BDM om å bekrefte i saken at fakturaen skal krediteres.
Tilbakebetaling
Tilbakebetaling eller dobbeltbetalinger
NB! Sjekk at faktura er betalt før kreditordre for tilbakebetaling opprettes.
- Innhent bankinformasjon fra kunde. Informasjonen skal være på brevark med firmaets logo, signert kontrakt hvor bankinformasjon fremkommer, eller tilsvarende. Dette brevet skal lastes opp som internt vedlegg på kreditnotaordren.
- Opprett "kredit" salgsordre i henhold til veiledningen som danner grunnlaget for tilbakebetalingen.
- NB! Hvis kunden ikke skal motta kreditfakturagrunnlaget, sjekk nedtrekksmeny punktet "Kreditere uten å sende kreditnota til kunden" hvor manuell kreditnota danner grunnlag for tilbakebetaling.
- Hvis faktura som skal krediteres/tilbakebetales er utstedt i annen valuta enn NOK, må kreditsalgsordre ha samme dato (Bestillingsdato) som fakturadato, for å unngå valutadifferanse.
- NB! Legg til f.eks "Midlene tilbakebetales til deres bankkonto" i feltet Topp eller Bunntekst.
Når kredit salgsordre skrives ut, vil kreditfaktura være grunnlag for at SR oppretter skjema for tilbakebetaling som sendes DFØ for remittering.
Massefakturering
Dersom en har mange ulike kunder som skal ha identisk faktura uten vedlegg tilsendt, kan en benytte muligheten for å massefakturere.
Faktuaansvarlig ved enheten som ønsker å få utført massefakturering, fyller ut skjema for massefakturering.
- Det ligger veiledning/instruksjon for utfylling i fane 1 på regnearket.
Skjemaet sendes inn til seksjon for regnskap sin RT - kø: utg-faktura@admin.uio.no og merkes Massefakturering.
Ta gjerne kontakt med seksjon for regnskap dersom du har store mengder fakturaer som skal lages og lurer på om massefakturering kan være aktuelt/hensiktsmessig.
- Fakturagrunnlagsskjemaet må være nøyaktig utfylt – alle kundene vil få en faktura ut fra det som er fylt ut her.
- I arkfanen for Kundedata v massefakturering skal kundenummer og kundenavn på alle de som skal ha tilsendt fakturaen legges inn. Kundenumrene som legges inn på listen må være registrert og godkjent i unit4 før skjemaet sendes inn.
- Enkelte ting, f.eks ulike referansenummer på fakturaene kan være mulig selv om resten av fakturaen blir lik. Legg inn eventuelt avvikende referanse på den aktuelle kunden i arkfanen for Kundedata ved massefakturering.
- Bilagstekst (Tekst i hovedboksrapporter) er ikke tilgjengelig for massefakturering.
NB! I BOTT rutinen Punkt 7 i Massefakturering henvises det til skjermbilde for Massesalgsordre i Unit4 . Denne funksjonen er pr.d.d. ikke klar hos DFØ, og kan derfor ikke benyttes.
- Rutine for Massefakturering (BOTT rutine)
- Skjema for massefakturering v.2 oppdatert 22/1-2025
Overstyre periode og fakturadato på en faktura ved periodeslutt
Ved overgangen mellom to perioder vil det noen dager inn i ny periode være mulig å overstyre til forutgående periode.
Datoer og frister, se oversikt
For utgående fakturaer/kreditnotaer laget i salgsordremodulen og prosjektfakturaer opprettet i prosjektmodulen er det Cut-off datoen i oversikten som gjelder når du skal overstyre periode på en salgsordre.
Sjekk om en faktura er betalt/kreditert
Rapporter som benyttes for å sjekke om en faktura er betalt/kreditert eller står som åpen post:
- Tableu:
- Unit4: ³§Ã¸°ì opp faktura i rapporten Fakturanummer/ordrenummer. Hvis rapporten har dato for betalt betyr det at den enten er betalt eller kreditert. (I de aller fleste tilfellene vil det si at den er betalt, men vær obs pÃ¥ at dersom fakturaen er kreditert vil den ogsÃ¥ vise i rapportene med restbeløp som skal betales = 0 og stÃ¥ som betalt i feltet betalt dato.
- Veiledning sjekk om en faktura laget i salgsordremodulen er betalt
- Veiledning sjekk om en faktura laget i prosjektmodulen er betalt
Følge opp forfalte krav
Seksjon for regnskap ved UiO sørger for at det blir sendt ut betalingspåminning/inkassovarsel på ubetalte fakturaer. Dette gjøres minimum en gang pr måned.
Har dere fakturaer der en av ulike grunner må avvente å sende ut betalingspåminning/inkassovarsel er det viktig at dere logger sak via RT kø:utg-faktura@admin.uio.no og melder fra om dette. UIO skal ikke sende ut betalingspåminning/inkassovarsel dersom kunden har meldt i fra om at det er feil /mangler ved fakturaen eller varen/tjenesten som er levert, da må saken avklares/rettes før videre innkreving fortsetter.
UIO sender ut to purringer på ubetalte fakturaer. Purringene genereres fra Unit4 og sendes til kunden pr post.
- Første gang sendes det ut en Betalingspåminnelse.
- Dersom fakturaen fortsatt ikke er betalt 14 dager etter Betalingspåminnelsen, sendes det ut et Inkassovarsel.
Blir fakturaen ikke betalt etter at det er sendt ut inkassovarsel vil innkrevingen videre skje manuelt. Kundereskontrooppfølger (noen ved seksjon for regnskap) tar kontakt med saksbehandler som er oppført på fakturaen for å høre hva som skal gjøres videre.
NB! Fakturaer knyttet til bidrag, gaver og bevilgninger, må følges opp av fakturaansvarlig på enhet for å unngå purringer/inkassovarsel.
- Veiledning Følge opp forfalte krav opprettet salgsordremodulen i Unit4
- Veiledning Hvordan sjekke Purrenivå og se purrebrev som er sendt kunder
Ubetalt faktura – overføring til inkassoselskap
UiO bruker Lowell som inkassoselskap
Ø°ì´Ç²Ô´Ç³¾¾±avdelingen ved Seksjon for regnskap sender ut to purringer fra økonomisystemet.
Etter at forfall på siste purring er utløpt, sender Kundereskontrooppfølger (noen ved Seksjon for regnskap) en e-post til Fakturaansvarlig (den som står på fakturaen som «Vår referanse») for å avtale hva som skal gjøres videre.
Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal overføres til Lowell for videre innkreving, fyller Kundereskontrooppfølger ut anvisningsskjema for oversendelse til inkasso og sender på e-post til Fakturaansvarlig.
Fakturaansvarlig i samarbeid med BDM sjekker at kravet fortsatt er reelt, og fullfører utfyllingen av skjemaet. Dvs. krysser av i skjemaet på de tre kontrollpunktene på side to i skjemaet, beskriver eventuell kontakt som har vært med kunden etter at faktura ble sendt. Fakturaansvarlig signerer som attestant og anvisning gjøres av person som er BDM for koststedet der fakturaen er inntektsført. Før skjemaet anvises må side tre av skjemaet leses.
Ferdig utfylt og signert skjema merket "Inkasso" sendes til RT kø: utg-faktura@admin.uio.no
Seksjon for regnskap overfører kravet til Lowell for videre innkreving.
NB! Det vil ikke medføre kostnader å overføre et krav til Lowell.
Ubetalt faktura – tapsføring
Dersom innkreving ikke fører frem, eller en vurderer at kostnader ved videre innkreving ikke står i forhold til kravets størrelse må kravet tas ut av kundereskontroen og tapsføres.
Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal tapsføres, fyller Kundereskontrooppfølger ut side en i anvisningsskjema for tapsføring og sender på e-post til den som er Fakturaansvarlig.
Fakturaansvarlig i samarbeid med BDM fullfører utfyllingen av skjemaet. Dvs. krysser av de fire kontrollpunktene på side to i skjemaet, og beskriver eventuell korrespondanse som har vært med kunden etter at faktura ble sendt, og oppgir begrunnelse for tapsføring. Fakturaansvarlig signerer som attestant og BDM signerer for anvisning for koststedet der fakturaen er inntektsført.
Ferdig utfylt og signert skjema merket "Tapsføring" sendes til RT kø: utg-faktura@admin.uio.no
Seksjon for regnskap bokfører tapet og signert skjema legges som vedlegg til bilaget som dokumentasjon på godkjent tapsføring.
Ompostering
En feil bokført faktura må korrigeres. Du må vurdere om feilen krever at du lager en kreditnota og ny faktura, eller om feilen kan korrigeres ved intern ompostering.
For: Fakturaansvarlig
Dersom feilen som skal rettes medfører endringer for kunden som har fått fakturaen f.eks. endring av beløp, endring av MVA – må korrigeringen gjøres i form av kreditnota og ny faktura til kunden.
Andre feil som ikke har konsekvenser for kunden f.eks endring av koststed, delprosjekt kan korrigeres ved ompostering.
- Benytt skjema for Omposteringsbilag.
- I beskrivelsesfeltet skal det være en referanse til fakturanummer som korrigeres i tillegg til ønsket tekst
- I beløpsfeltet er det netto beløpet (beløp uten mva) som skal legges inn.
- Mva-kodefeltet trenger ikke å fylles ut
- Man kan korrigere flere fakturaer på samme korreksjonsbilag
- Legg ved faktura som skal korrigeres (i pdf-format). Ved flere dokumenter skal disse samles i ett pdf-dokument.
Behov for kopi av faktura/kreditnota for å sende til kunde
Kopi av faktura/kreditnota laget i salgsordremodulen
Det er ikke mulig for dere å hente ut en faktura med KOPI-merke på fra systemet selv. Dersom en trenger kopi av en faktura eller en kreditnota for å sende til kunde, send sak via RT kø: utg-faktura@admin.uio.no. Legg inn Kopi av utgående faktura i emnefeltet
Tips! Dersom en ikke har behov for en kopi for å sende til kunden, men bare trenger å se fakturaen eller er på jakt etter fakturaen for å bruke den som internt vedlegg på en kreditnota eller som vedlegg for korrigering av fakturaen, har en mulighet til å finne og laste ned fakturaen/kreditnotaen slik den er arkivert i dokumentarkivet.
Dette kan en gjøre ved å søke opp fakturaen i rapporten "Fakturanummer/Ordrenummer" Klikk på bilagsnummeret , og deretter binderssymbolet oppe i høyre hjørne for utskrift/lagring.
Kopi av faktura/kreditnota laget i prosjektmodulen
Dere kan selv skrive ut en kopi av en faktura laget i prosjektmodulen.
Det er ikke mulig å hente ut en kreditnota laget i prosjektmodulen merket med KOPI fra systemet.
Tips! Dersom en ikke har behov for en kopi for å sende til kunden, men bare trenger å se fakturaen har en mulighet til å finne og laste ned fakturaen/kreditnotaen slik den er arkivert i dokumentarkivet.
Dette kan en gjøre ved å søke opp fakturaen i rapporten "Fakturanummer/Ordrenummer" Klikk på bilagsnummeret , og deretter binderssymbolet oppe i høyre hjørne for utskrift/lagring..
Sjekklister, maler og skjema
Prosess- og rollebeskrivelser
Prosessbeskrivelser (pdf)
- Prosesskart fordring til innbetaling
- Prosessoversikt fordring til innbetaling
- Rolleoversikt fordring til innbetaling