̽»¨¾«Ñ¡

E-post til studenter ved fakultet(er) eller enhet(er)

Fakultetene avgjør selv hvilke eposter det er nødvendig Ã¥ send ut til egne studenter. Hvis du trenger hjelp til Ã¥ hente ut et utvalg av studenter, phd-kandidater eller søkere, ta kontakt med din FS-koordinator.

E-post til ansatte ved fakultet(er) eller enhet(er)

Hvis det finnes en e-postliste som dekker alle ansatte, skal fakultetet eller enheten sende ut selv. Det samme gjelder for flere fakulteter som ønsker å sende ut felles e-post, dersom det finnes e-postlister over mottakerne.

Hvis du trenger hjelp til Ã¥ hente ut et utvalg av ansatte, kan USIT sende til lister over ansatte pÃ¥ stedkoder og stillingskoder (vitenskapelige eller teknisk-administrative) fra SAP. Følg søkeprosedyren for masseutsendelse nedenfor og oppgi stedkoder og stillingskoder.

E-post til alle ansatte eller studenter ved UiO

E-post til alle ansatte og studenter vil i visse tilfeller være et supplement til å legge informasjon på våre nettsider. Det er viktig at informasjonen som sendes ut er relevant for alle mottakerne og ikke oppleves som spam. Slik relevant informasjon kan være:

• E-poster som gjelder liv og helse, for eksempel i beredskapssammenheng eller ved informasjon om brannvern
• Nødvendig e-post i forbindelse med studiene som gjelder samtlige studenter

Det er for øvrig viktig å vurdere om informasjon som ønskes distribuert på e-post kan sendes til mer spissede målgrupper enn alle ansatte og/eller studenter.

Se tips til kommunikasjonsplanlegging eller henvend deg til kontaktpersonen pÃ¥ din enhet hvis du lurer pÃ¥ om du kan eller bør sende e-post til mange.

Slik søker du om Ã¥ fÃ¥ sende e-post til alle

Nettredaktør i Seksjon for kommunikasjon er mottaker av henvendelser om masseutsending av e-post til alle studenter eller ansatte.

1. ³§Ã¸°ìnad om masseutsending

³§Ã¸°ìnad om masseutsending av e-post skjer ved henvendelse til nettredaktor@uio.no. Send søknad helst to dager før e-posten skal sendes ut.

Legg ved:

• forslag til tekst. Husk norsk og engelsk versjon, og bÃ¥de nynorsk- og bokmÃ¥l-versjon til studenter. Husk Ã¥ korrekturlese teksten.
• informasjon om hvem som skal ha e-posten. Hvis det er andre enn alle ansatte, eller alle studenter, mÃ¥ dere spesifisere hvilke stedkoder det gjelder, eller hvilke andre grupperinger.
• ønsket utsendelsestidspunkt
• hva som skal stÃ¥ i tittel-feltet
• hvem som er avsender
• eventuelt utvalg: hvilke stedkoder og tilknytningstype eposten skal sendes til, hvis den skal gÃ¥ til et utvalg av ansatte.

Unntak

Følgende kan selv legge inn godkjent tekst og utfyllende informasjon ut fra kriteriene ovenfor , sÃ¥ sender USIT ut e-post:

• Universitetsledelsen (Rektor og/eller Universitetsdirektør)
• Seksjon for samfunnskontakt i LOS
• Det sentrale valgsekretariatet og det sentrale valgstyret
• Den sentrale beredskapsgruppen
• Kulturkonsulenten pÃ¥ UiO og Kultur- og velferdsutvalget
• UiODoc (til egne medlemmer)

2. Godkjenning og varsling om utsendelse

Seksjon for kommunikasjon vurderer om masseutsending av e-post er egnet kommunikasjonsform, og gir eventuelt veiledning om bruk av andre kanaler.

3. Bearbeiding og oversending av teksten

Seksjon for kommunikasjon bearbeider teksten ved behov. E-posten må være kortfattet for at den skal bli lest og oppfattet. Mer omfattende informasjon legges på nettsider som e-posten peker til. Meldingen skal alltid starte med setningen "For English, please scroll down." Teksten i Subject-feltet skrives vanligvis på norsk. Bearbeidet tekst godkjennes av avsender.

Seksjon for kommunikasjon legger inn godkjent tekst  ved e-post til ansatte og alle studenter. Nettskjemaet sendes til USIT, som stÃ¥r for utsendelsen.

4. Utsending

USIT sørger for at utsendingene skjer i et tempo og på et tidspunkt som ikke skaper unødvendig belastning på systemene.

5. Oppfølging

Retur kommer til den e-postlisten som er angitt i reply-to feltet. Det er viktig at de som besvarer e-postlisten er varslet om e-postutsendelsen og sørger for at eventuelle henvendelser blir besvart.