Et viktig premiss for å sikre mest mulig bærekraft er at leverandøren kan benytte seg av mat som har begrenset tilgjengelighet eller holdbarhet, for eksempel:
- sesongvarer
- kortreiste produkter
- kjøp direkte fra bonden
- mat som ellers ville blitt til matsvinn
Dette innebærer at man ikke kan velge mellom spesifikke retter. Ved bestilling velger man i stedet mellom ulike standardmenyer, som «påsmurt meny» eller «salat». Akkurat hva slags påsmurt eller salat som leveres vil variere. Spesifiser gjerne anledningen for bestillingen (for eksempel feiring, avslutning, osv.) eller andre viktige hensyn i kommentarfeltet på slutten av skjemaet.
Særlig behov for tilrettelegging med leverandør
For spesielle arrangementer der man ikke kan velge mellom standardmenyer, og har behov for skreddersøm, kan man velge å bli kontaktet av leverandør for å avtale menyen nærmere.
For representasjon er standarden at man avtaler menyen i dialog med leverandør hver gang.
Alle bestillinger skal gå via felles bestillingsskjema
Alle bestillinger av catering skal gjøres via felles bestillingsskjema. Ingen bestillinger skal gjøres på telefon eller e-post. Kun på denne måten sikrer vi at bestillingen gjøres innenfor statens satser for bevertning, at maten er bærekraftig og at bestillingen gjøres til rett leverandør og med riktig informasjon til leverandøren.
³¢±ð±¹±ð°ù²¹²Ô»åø°ù±ð°ù
UiO har avtale med Kreativ Catering, L.E.T.T., Flyt og Gastro. Leverandørene har ulike kategorier de kan levere på, og det er mulig å velge selv hvilken leverandør man vil bestille fra. Alternativt kan man la innkjøper velge på bakgrunn av en fastsatt fordelingsnøkkel. I bestillingsskjemaet vil man se hvilken leverandør som til en hver tid har statusen «anbefalt leverandør».
Bestillingsfrist
Det oppfordres til å sende bestillingsskjema så tidlig som mulig, slik at innkjøper, kostnadsgodkjenner og leverandør får tilstrekkelig informasjon til å levere i tide.
Det er mulig å gjøre endringer i deltakerlister og oppdatere bestillingen før leveransen ved å kontakte innkjøper.
Bestilling minst 1 uke i forkant av arrangementet er en god tommelfingerregel, men de absolutte minimumsfristene er følgende:
- For alle kategorier utenom «representasjon» og «overtidsmat» skal bestillingsskjema være sendt senest to arbeidsdager før levering.
- For oppdrag med serveringspersonell og/eller alkoholservering skal bestillingsskjema leveres senest to uker i forveien, fordi leverandør mÃ¥ søke om skjenkebevilling fra ̽»¨¾«Ñ¡ kommune pÃ¥ vegne av arrangør pÃ¥ UiO.
- For overtidsmat kan bestilling skje inntil én time før levering, men send uansett inn skjemaet så snart du har mulighet.
Priser og statens satser for bevertning
Skjemaet sikrer at alt du bestiller er innenfor statens satser for bevertning.
Budsjettvennlige bestillinger
Hvis det ønskes billigst mulig leveranse: velg kategorien "enkel" (f.eks. "enkel lunsj"), og velg så få tilvalg som mulig (drikke, dessert, osv.)
Ved budsjett som er lavere enn statens satser og behov for å vite eksakte priser på forhånd, kan innkjøper på enheten kontaktes, eller man kan oppgi maks ramme i fritekstfeltet avslutningsvis i bestillingsskjemaet.
Unntak fra bærekraftskrav
Kaker og bakst
Velferdsarrangementer er unntatt fra bærekraftskravene. Det er derfor mulig å bestille kake/bakst ved spesielle markeringer som bursdag, avslutning eller annet som feires. Her brukes skjemaet for "internt arrangement". Det kan som tidligere inviteres både ansatte og gjester til arrangementet/markeringen.
Det er mulig å få dessert som del av en større levering av møtemat, dersom man velger en av kategoriene som også inkluderer dessert i skjemaene. Bemerk at statens regulativ for bevertning krever at møtet/arrangementet varer over tre timer.
Julebord
Ved julebord anvendes skjema for internt arrangement. Julebordsmeny (middag) er fritatt fra helsekravene i avtalen. Leverandørene kan også levere en bærekraftig julelunsj eller julemiddag i henhold til alle bærekraftskravene ved forespørsel.
Bakgrunnen for avtalen
Den nye avtalen er del av oppfølgningen av UiOs helhetlige strategi for klima og miljø. All maten UiO bestiller skal være:
- Sunn og velsmakende
- Klimavennlig
- ²Ñ¾±±ôÂáø±¹±ð²Ô²Ô±ô¾±²µ
- Sosialt bærekraftig
- Ø°ì´Ç±ô´Ç²µ¾±²õ°ì
Har du en tilbakemelding?
Det er viktig at både innkjøpere og leverandører får tilbakemeldinger om kvaliteten på leveransene. Dette vil bidra til forbedringer. Alle tilbakemeldinger om avtalen, skjemaer og erfaringer om leveransene mottas med takk.
Bruk felles tilbakemeldingsskjema:
Tilbakemeldingen brukes som utgangspunkt for dialog om forbedringsforslag til leverandørene, og som grunnlag for vurderinger av leverandørenes prestasjoner.
Klager på leveranser og lignende må rettes direkte til den enkelte leverandør. Se mer informasjon i Avtalekatalogen.